Многозадачный режим. А нужен ли режим мультизадачности на мобильных устройствах? Как поддержать работоспособность в течение дня

Еще в детстве нам говорят, что для того, чтобы все успевать, надо приступать к заданиям вовремя. Но проблема в том, что мы просто о них забываем или отодвигаем из-за более важных на наш взгляд дел.

Рабочий день ответственного сотрудника чаще всего состоит из:

• Событий, жестко определенных в календаре

У таких событий есть точное время начала и окончания, например, встречи, переговоры, выступления с докладами, проведение обучения, интервьюирование и пр.

• Рутины

Это ежедневные задачи, которые могут выполняться одновременно и параллельно друг с другом. Их количество непостоянно, а точное время начала и окончания работы по ним неизвестно. Это может быть: принятие решения по ежедневным задачам, консультирование подчиненных по срочным вопросам, подготовка ежедневных отчетов, разбор почты и пр.

В процессе работы ответственный сотрудник, сталкиваясь с необходимостью организации своего рабочего времени и времени своих подчиненных, чаще всего прибегают к помощи календарей и систем, связанных с постановкой задач. Но на практике эти инструменты не всегда способны дать желаемый результат.

Так, календари помогают учитывать время только тех событий, в которых занятость сотрудника составляет 100%. Однако такой инструмент не работает при выполнении ежедневных рутинных задач, когда работа не требует полной занятости сотрудника, либо, когда время выделяется небольшими частями на выполнение сразу нескольких задач.

Классические системы автоматизации, называемые «таск-трекерами», позволяют отслеживать целевые сроки завершения задач. Но сотруднику все равно необходимо держать в голове, когда он должен приступить к выполнению той или иной задачи. Если же сотрудник работает в режиме жесткой многозадачности, то выполнение задачи может быть не начато, даже если прошла предполагаемая дата начала работы. Возникает так называемый синдром студента и растет риск срыва выполнения задач в срок.

Обычно, при таком режиме работы выделяют две основные проблемы, в которых не могут помочь вышеописанные инструменты:

• сложность определения важности задачи на момент ее поступления, и ее приоритет по отношению к прочим задачам;
• ошибка определения процента реальной загрузки сотрудника на момент принятия решения о взятии задачи в работу.

В поиске оптимального решения, компания «Первая Форма» разработала для своей автоматизированной системы новый механизм, который позволяет избежать синдрома студента, обойти невозможность работы с неструктурированным временем, и объективно оценить реальную занятость сотрудников.

В основе его работы лежит комбинация двух методов: объемно-календарного и посуточного планирования.

1. Объемно-календарный метод

В данном методе одним значением указывается количество рабочих часов (дней, минут), которые должны быть потрачены на выполнение работы в интервале ее длительности, т. е. указанные трудочасы могут быть истрачены в любой момент, в период с начала выполнения работы и до ее завершения.

2. Посуточный план

Метод позволяет указать конкретный день (дату), в течение которого будут истрачены трудочасы. При этом, на одну задачу может быть отнесено несколько значений на разные даты. Метод позволяет вносить как плановые, так и фактические трудозатраты.

Оба метода могут быть использованы одновременно.

Оценка трудозатрат объемно-календарным методом может быть выполнена двумя способами:

• пользователь может получить оценку извне; например, руководитель выделяет общее количество часов на выполнение задачи;
• пользователь сам вносит свои планируемые трудозатраты в любых временных единицах; при этом есть возможность акцепта введенного времени у своего руководителя или профильного специалиста.

После этого «Первая Форма» автоматически распределяет величину объемно-календарного плана по отдельным дням на промежутке времени между датой старта и датой планируемого завершения задачи. Таким образом, получаются величины посуточного плана: количество плановых рабочих часов на каждый день.

Встроенный алгоритм распределяет часы по правилу «early-start», когда максимум рабочих часов приходится на начало рабочего периода. Это позволяет сразу избавиться от синдрома студента и снизить риск просрочки задачи.

Безусловно, автоматика может не знать каких-то деталей и особенностей выполняемых работ. Поэтому разработчики, вместо того, чтобы совершенствовать и усложнять систему, предоставляют пользователю возможность самому откорректировать план, предложенный системой, и внести распределение часов по дням вручную:

Таким образом, происходит переход от ввода общего количества часов по задаче к посуточному распределению.

На основании полученных данных система строит табель трудозатрат сотрудника. В этом представлении видно, какими задачами и в каком количестве должен заниматься исполнитель в течение каждого из дней, чтобы весь объем необходимой работы был завершен в срок по каждой из задач.

В этом интерфейсе пользователь, наблюдая всю свою ожидаемую загрузку на каждый день, может перепланировать собственную работу, т.е. перенести плановые трудочасы с одной даты на другую. Это позволяет сотруднику обеспечить себе наиболее комфортную, равномерную нагрузку, без какого-либо ущерба для сроков завершения задач.

Если посуточное распределение было выполнено любым методом (автоматически или вручную, из формы отдельной задачи или через Табель), то в «Первой Форме» формируется повестка дня – Агенда.

Агенда подсказывает сотруднику, на какие задачи и в каком количестве он должен выделить свое рабочее время. Она включает в себя как статические задачи из рабочего календаря, так и из задач, на которые было выделено время методом посуточного планирования.

И Агенда, и Табель трудозатрат не дают четкого распределения времени старта и окончания задач в течение рабочего дня. Но зато они позволяют сотруднику увидеть план работ на день по каждой из задач, и эффективно спланировать свой день и неделю. Сотрудник, ежедневно пользующийся Агендой, избавлен от риска незавершения задачи в срок – ему всего лишь достаточно тратить свое время на работы, рекомендуемые системой.

Еще одна важная особенность «Первой Формы» - использование посуточных трудозатрат при подготовке отчетности о планируемой загрузке исполнителей. Принципиальное отличие состоит в том, что эти отчеты учитывают индивидуальные особенности выполнения каждой из задач, и то, как именно сотрудник распределил свое рабочее время на всем ее протяжении.

Руководитель, анализирующий план работы отдела, может быть уверен: если в Табеле сотрудника присутствуют свободные часы, то они могут быть использованы для выполнения вновь поступившей задачи, при этом все прочие работы не пострадают, и будут завершены вовремя.

Дополнительная информация на сайте компании «Первая Форма»

Партнерский материал

Мир настолько перегружает нас информацией и задачами, что мы просто разучились сосредотачиваться. Мы проверяем соцсети по сто раз в день. А еще у нас появились такие задачи, которые раньше решали другие люди. К примеру, теперь есть возможность самостоятельно забронировать билет на самолет и номер в отеле, без кассира купить товар в магазине. Задач стало намного больше, а помимо этого хочется побыть с семьей, друзьями и заняться хобби.

Многозадачность - это миф

Однако большой список задач и умение делать несколько дел не так уж и хорошо, как кажется. Человек не может быть многозадачным. За многозадачность мы принимаем способность быстро переключается с одной задачи на другую. И каждое такое переключение требует немалых ресурсов, увеличивает стресс и повышает чувство тревоги. Поэтому чем меньше мы переключаемся и отвлекаемся на посторонние вещи, тем лучше.

Но что делать, если задач очень много и надо как-то с этим справляться? Как не сойти с ума от огромного списка задач и быть эффективным? Вот несколько советов.

Работайте циклами

Бизнес требует постоянного переключения между задачами. Если вы еще не научились делегировать и делаете самостоятельно все - от звонков доставщику воды до собеседования, то к вечеру вы наверняка выжаты как лимон. Чтобы избежать излишнего стресса, работайте циклами, делая между ними перерыв.

Самая простая техника работы циклами - техника Pomodoro. Вы максимально концентрируетесь в течение какого-то времени на работе и потом обязательно делаете небольшой перерыв. Например, 45 минут работы и 15 минут отдыха. Такой принцип работы эффективен для работы и с большим количеством задач, и с одной большой задачей.

Меняйте режим концентрации

Наш мозг работает в двух режимах внимания: режим концентрации и режим «блуждания». Режим концентрации(central-executive mode) включается, когда мы полностью погружаемся в работу. Мы уделяем максимальное внимание работе. В таком режиме мы работаем продуктивно, но напряженно. При длительной работе на таких скоростях мы постепенно утомляемся и снижается наша эффективность.

Чтобы продуктивно работать в течение долгого времени, нужно периодически переключаться с первого на второй режим - режим «блуждания» (mind-wandering mode). Мы находимся в этом режиме, когда читаем литературу, статьи, гуляем, любуемся искусством, медитируем. Режим «блуждания» позволяет «перезагрузить» мозг и отдохнуть. Поэтому перерывы полезны для повышения эффективности работы.

Принимайте важные решения с утра

Все важные решения лучше принимать с утра, когда у вас еще не истощен ресурс принятия решений. Как ни странно, но мы действительно можем принимать в день ограниченное количество решений. Есть определенный порог, причем, без разницы, сложный выбор перед нами стоит или легкий.

В одном эксперименте группу людей попросили участвовать в опросе. Перед опросом им специально задавали простые вопросы типа: как вам расположить бумагу? Вам синюю или черную ручку? Что будете пить: чай или кофе? С сахаром или без сахара? С молоком или с лимоном?

То есть, их заставляли принимать решения. А потом раздали листы с опросом, где были вопросы на важные философские проблемы. Люди справлялись с трудом, поскольку уже чувствовали себя уставшими. Ресурс принятия решений был потрачен.

Поэтому все важные вопросы лучше решать с утра, пока голова свежая и вы не успели потратить весь ресурс.

Освобождайте голову

Не держите все в голове, используйте «расширители» мозга - календари, ежедневники, списки, блокноты, приложения.

Представьте, что ваша концентрация - это оперативная память на компьютере. Чем больше открыто программ на компьютере одновременно, тем медленнее он будет работать. Если вы пытаетесь что-то держать в голове вместо того, чтобы выгрузить это на другой носитель, то вы занимаете необходимые вам объемы памяти. Чем больше такой информации, тем сложнее сконцентрироваться на текущем деле.

Живите «в моменте»

Как часто вы сидя на работе думаете о домашних делах и об ужине, а дома думаете о работе? Такое случается сплошь и рядом. Во время завтрака люди в одной руке держат вилку, а в другой телефон. Идут по улице с угрюмыми сосредоточенными лицами, напряженно думая о чем-то. Мы перестали наслаждаться настоящим моментом.

Жить здесь и сейчас учит вьетнамский монах Тит Нат Хан в своей книге «Мир в каждом шаге». Если хотите научиться жить в моменте, то обязательно прочитайте эту книгу.

При приеме на работу порой сложно предусмотреть, чем в перспективе будет заниматься человек, ведь изменения могут произойти молниеносно: открытие нового направления, появление дополнительной задачи, необходимость подстраховать коллегу и многое другое.

Поэтому современные руководители выделяют ряд качеств, которые помогают сотрудникам ориентироваться в ситуации, быть гибкими в задачах, справляться с изменениями и выполнить ожидаемое в срок.

В статье описаны навыки, помогающие быть успешными в любой должности, делать вклад в развитие компании работодателя и своей карьерной лестницы одновременно.

Анализируя эти качества , можно подобрать универсального «солдата», который сориентируется на новом месте и войдет в рабочий ритм, принося выгоду раньше, чем от него ожидали.

1.Многозадачность

Умение решать несколько задач одновременно без потери качества ценно для будущего сотрудника. Он сможет наряду с основным функционалом вести ряд проектов и что самое интересное, ему это будет нравиться. Благодаря такому умению коллега сможет поддержать, подхватить или помочь в ведении практически любого проекта.

Какими вопросами определить многозадачность на собеседовании:

— Приходилось ли вам работать в многозадачном режиме?
— Расскажите, как это выглядело?

Задача HR отследит насколько эта многозадачность соответствует ожидаемой.

Привести кейс: «Представьте, что руководитель вам поручил важную задачу, с которой необходимо справиться к определенному сроку. Спустя день, он выдает еще одну задачу не меньшей степени важности и теми же сроками. Вопрос: как себя будете чувствовать, какие ощущения? Как поступите?»

Задача интервьюера оценить, как будет действовать сотрудник (параллельно и последовательно), понять истинное отношение (испытывает негатив, раздражение, желание возразить или совершенно спокойно с радостью готов разнообразить день).

2. Способность слушать и слышать

Управленцы отмечают, что систематически сталкиваются с проблемами разного толкования и понимания задач сотрудниками. Понятая задача способна кардинально отличаться от поставленной.

Поэтому выделяют умения не просто слушать, но и слышать говорящего, интерпретировать и делать правильные выводы, выделяя истинную суть.

Этот навык сэкономит как минимум половину рабочего времени затраченного на попытки додумать поставленную задачу и выполнить совсем не то, что хотел менеджер.

Как определить умение слышать собеседника
— Выдать объемную задачу во время интервью. Перед выдачей обозначить, что в компании ценится умение правильно понимать друг друга. Объяснить, что сейчас будет озвучено задание, необходимо его качественно принять, потом пояснить как понял и что будет делать.

Тут есть небольшое «НО» задача в тесте должна быть понятна любому человеку, не касаться специфики предприятия, требуя экспертности.

Цель рекрутера отследить то, как задача будет приниматься (с использованием конспектирования или нет, с утоняющими ли вопросами, с подтверждением правильности понимания) и как будет озвучена (правильно ли оценена и уловлена суть, определены ли важные детали и сроки).

3. Умение принимать решения

Этим навыком обладают люди, не нуждающиеся в постоянном контроле, способные действовать самостоятельно там, где у них достаточно компетенций. Им не потребуется дополнительная оценка правильности решения. Это умение формируется из способности рационально оценивать обстановку, эмоциональной уравновешенности, решительности и способности брать ответственность.

Как определить умение принимать решение
— Погрузить в кейсовую ситуацию, задав предварительные условия: «вы знаете определенный документ и консультируете по его использованию коллег. Внезапно поступает вопрос отбизнес-партнера, такой вопрос ранее не встречался, но находится в рамках вверенного документа. Задача грамотно и быстро проконсультировать коллегу. Как будете действовать?»

Цель понять формат поведения, способность рассчитывать на себя. Интервьюер может отвечать на уточняющие вопросы соискателя во время выполнения задания.

4. Искренность

Честные люди легки в управлении, им можно доверять, полагаться на них. Это увесистое качество при отборе, которое может восполнить другие пробелы в навыках претендента. Почему важно умение говорить правду:

— сбои не останутся ждать последней минуты, руководитель будет предупрежден;
— недовольства будут известны сразу, не превращаясь в сплетни.

Как определить честность
Дать мини-тест с пометками вариантов ответа так, словно это подсказка других соискателей. Цель отследить признается ли в этом тестируемый и попросит ли другой бланк.

5. Самоорганизация

Умение самостоятельно держать себя в руках, дисциплинировать себя, находить все необходимое для решения вверенной задачи и управления ситуацией, проявляя инициативу – это навыки не только управленца, но и сотрудника, способного активно работать, не просиживая стул.

Как проверить самоорганизацию
Самоорганизация видна из поведения человека во время интервью. Вовремя ли приехал, просит ли ручку и листок (если есть задача что-либо заполнить, а не все условия предоставлены для этого – так можно моделировать обстоятельства для проверки данного качества).

Задача оценивающего отследить поведение и реакцию. Если кандидат будет сидеть в ожидании предложения помощь, скорее всего, самоорганизация на начальном уровне. Безусловно, такой тест не покажет всей картины, но даст понятие в первом приближении.

6. Энтузиазм

Умение мыслить позитивно формирует правильные цели в голове сотрудников, помогаетнайти решение и не отступать. Учеными доказано, что «позитивные» сотрудники быстрее находят контакт с коллективом, легче срабатываются с людьми и достигают результатов проще.

Как проверить энтузиазм
Положительный или негативный настрой виден с первых слов кандидата. Когда он рассказывает о том, как добрался до офиса, о предыдущем месте работы.
Нельзя сказать, что приведенные навыки мгновенно создадут великого менеджера для организации, они приблизят компанию к эффективным и лояльным сотрудникам, к выгодным вложениям времени в их обучение и качественной своевременной отдаче. Определять наличие навыком можно разными способами:
— используя приведенные примеры или создавая свои наработки на основе них.
— оценивая каждый навык в отдельности или создавая пару универсальных испытаний, проявляющих все факторы успеха.

Конечно, анализируя и эти умения, риск неправильного выбора остается, но если сотрудник даже не способен выложиться на максимум, проявив все качества эффективного менеджера, то и во время работы, скорее всего, чуда не произойдет.

и почти все мы вынуждены работать в режиме многозадачности. Мы решили разобраться, как не вступать в конфликт со своим мозгом и при этом успевать все. Оказывается, это не так сложно.

Многозадачность – не вариант

Да, может казаться, что вы делаете много дел одновременно: отвечаете на звонок, параллельно выставляете счёт клиенту, ещё и кому-то в мессенджере пишете… Но на самом деле вы не выполняете много задач одномоментно, вы быстро переключаетесь между ними . Вместо того чтобы закончить одно дело и начать другое, вы прыгаете между процессами, по ходу растрачивая силы: вы теряете время на попытках вновь и вновь сосредоточиться на незаконченной задаче, у вас возникает нервное напряжение и даже…. падает IQ!

Поэтому вместо того чтобы привить вам умение работать в условиях многозадачности, мы предлагаем превратить вашу многозадачность в комфортную и простую последовательность дел. Больше никаких стрессов: вы будете работать в спокойном режиме, а успеете больше. Несколько ценных советов на этот счет мы нашли в книгах «Миф о многозадачности» Дейва Креншоу и «Однозадачность» Деворы Зак .

Творческие методы борьбы с отвлечениями

Иногда нужно применить смекалку и творческий подход, чтобы избавить себя от лишних переключений на сторонние задачи. Вот несколько приёмов, которые вам помогут. Обращаем внимание: это не навыки многозадачности, а наоборот - методы избавления от нее:

● Повесьте на дверь офиса табличку «Я занят(а)».
● Установите программы, блокирующие социальные сети в
определённые часы.
● Применяйте техники управления временем вроде Pomodoro.
● Не переносите на потом дела, которые занимают не более 5 минут.
● Отключайте Wi-Fi и передачу данных у сотового телефона.

Просто отключите телефон

Автоматизируйте выполнение задач

Некоторые задачи можно и нужно делегировать специальным сервисам. Скажем, если вы ежедневно составляете договоры, то стоит задуматься о том, как оптимизировать этот процесс. Например, CRM-системы автоматически , подставляя туда данные о клиентах.

Это лишь малая доля того, на что способны CRM-системы. А что еще?

● клиентам о статусе заказа или о времени визита,
● на каждом этапе продаж,
● и сохранять в системе данные о клиенте и его запросе,
● Моментально по формулам,
● ,
● Автоматически в режиме онлайн.

Все это и даже больше может . Посмотрите, как легко в ней можно автоматизировать любые процессы - без помощи программиста, без специальных знаний, без сложных блок-схем.

Например, вы хотите, чтобы ваши клиенты получали sms о статусе заказа - просто установите несколько условий в настройках SalesapCRM. Как только сделка перешла на этап доставки, клиент получает сообщение определенного содержания: