Как определить профессиональные качества, необходимые для любой вакансии. Многозадачность. Как справиться с призраками посторонних дел

Posted On 11.06.2018

Как бороться с многозадачностью в современных условиях работы, когда темп всё ускоряется, а объём поступающей информации только возрастает, человек зачастую вынужден буквально разрываться между своими обязанностями, которые необходимо выполнять одновременно. Поэтому работодатели постоянно повышают требования к умению кандидатов работать в условиях многозадачности.

Что же имеется в виду под многозадачностью? Следует понимать, что это не выполнение несколько задач в одно и то же время, а умение переключаться между ними. Исследования мозга, в том числе с применением МРТ, показали, что человек не в состоянии одновременно обрабатывать всю поступающую информацию.

«Центры внимания» или, другими словами, отдельные участки мозговой активности удерживают информацию о текущих задачах и позволяют возобновлять работу с ними позже. Напрашивается вывод, что работа над несколькими задачами одновременно отрицательно сказывается на результате:

• Поступающая информация обрабатывается поверхностно
  Негативные физиологические реакции – рассеянное внимание, невозможность сконцентрироваться, сниженная скорость реакции, повышенная утомляемость, стресс
  Накапливаются незаконченные дела

Как следствие, люди, работающие над несколькими задачами одновременно, внешне могут выглядеть очень результативными, в действительности же эффективность подобной деятельности невелика. Некоторые изначально справляются с многозадачностью лучше остальных, однако этот навык, как и многие другие, можно развить.

Следующие приёмы помогут эффективно выстроить работу в условиях многозадачности:

• Грамотное планирование и расстановка приоритетов. Еженедельной и ежедневной рутиной должно стать выделение среди задач наиболее важных и сложных, которые следует поставить на первое место в списке. Менее важные и простые можно оставить напоследок.
  Конкретизация ежедневных задач, позволяющая «съесть слона по кусочкам».
  Установление сроков исполнения задач
  Последовательная реализация составленных планов и фиксирование результатов.
  Исключить работу одновременно над схожими задачами
  Использование внешних носителей избавит от необходимости держать в уме всю информацию.
  Жёсткое регламентирование и ограничение использования соцсетей в течение дня, работа с почтой в чётко определённое время.
  Смена обстановки, перерывы между большими объёмами работы
  Умение работать не смотря на внешние раздражители - фоновый шум голосов, техники, музыку и т.п.

Как видим, многозадачность может оказаться полезной. При грамотном планировании она действительно позволяет решать сразу несколько задач. Кроме того, развиваются возможности мозга. Люди, способные работать в условиях многозадачности, быстрее реагируют на изменяющиеся обстоятельства, способны моментально вникать в суть проблемы и тратить минимум времени на принятие решений в экстремальных ситуациях.

Мы привыкли восхищаться людьми, которые умеют делать всё и сразу. Совсем как Юлий Цезарь.

Опасная многозадачность

И действительно - в нашем вечно спешащем мире уже просто необходимо уметь делать несколько дел одновременно. Но несмотря на то, что всё чаще выходят технические новинки, дабы облегчить нам эту участь, начальству гораздо выгоднее поручить несколько заданий одному работнику, чем нанять нескольких работников. В этой статье мы попробуем разобраться, как справляться со всеми поставленными задачами, при этом выполняя каждую качественно.

Самая большая проблема многозадачности состоит в том, что это может снизить качество нашей работы - мы стараемся сделать несколько вещей сразу, и в, результате, мы делаем это хуже, чем если бы мы фокусировались на каждой задаче по отдельности.

Когда мы переключаемся с одной задачи на другую, наш мозг тоже должен переключиться, чтобы справиться с новой информацией. Если мы делаем это быстро, например, при многозадачности, мы просто не можем полностью сконцентрироваться на работе при каждом переключении. Таким образом, качество нашей работы страдает. И чем сложнее задачи, между которыми мы переключаемся, тем больше будет потеря качества. Например, было бы почти невозможно создать хорошую презентацию, эмоционально разговаривая с коллегой.

Многозадачность появляется чаще, когда вы работаете над проектом или заданием, от которого вы не в восторге. Например, создание годового отчета кажется вам делом не из приятных, и потому вы можете часто проверять свою электронную почту или заниматься побочными проектами, чтобы уменьшить страдания от текущей задачи.

Вот шесть советов, как препятствовать многозадачности в работе, снизить уровень стресса и стать более продуктивным:

Работая за компьютером, оставляйте открытой всего лишь одну вкладку. После выполнения задачи эту вкладку можно закрыть и открыть следующую. Говорят, что одновременно вести несколько дел помогает использование нескольких компьютерных мониторов - они решают проблемы с краткосрочной памятью и повышают продуктивность.

Прежде, чем начать работу над еще одной задачей, советуют ее предварительно разбить на подзадачи, используя технику «Помодоро». Суть этого метода в том, что, разбивая задачу (день) на структурированные части, вы сосредоточенно работаете над выполнением по 25 минут, делая кратковременные перерывы. Не забывайте, что можно использовать приложения для смартфонов, они есть и для iPhone/iPad, и для Android.

Важность планирования трудно переоценить, поэтому умение спланировать работу в режиме многозадачности будет крайне полезным. Важно научиться назначать приоритеты задачам и всегда решать в первую очередь самые важные и самые срочные. Знайте свое время, знайте свои задачи и планируйте их соответственно, советуют те, кто с этим легко справляется.

Каждый раз, когда вы идете, чтобы проверить свою электронную почту или перезвонить кому-нибудь в то время, когда вы на самом деле должны заниматься другим, сделайте глубокий вдох и не поддавайтесь искушению. Сосредоточьте свое внимание на том, что вы должны делать.

Если вы получаете звуковые уведомления, когда вам приходят письма или сообщения, выключите звук. Это может помочь вам избежать соблазна отвлекаться на посторонние дела. Для телефона есть специальное приложение Forest, которое помогает хозяину смартфона отложить устройство и сфокусироваться на работе. Приложение не позволит вам отвлекаться на любые уведомления, но позволит ответить на звонок.

Всякий раз, когда вы застали себя за выполнением нескольких дел сразу, остановитесь. Дайте себе пять минут, чтобы спокойно посидеть с закрытыми глазами. Даже такие короткие перерывы могут переориентировать ваш ум, снизить уровень стресса и улучшить вашу концентрацию. Кроме того, это даст вашему мозгу необходимый перерыв во время напряженного дня.

Понимая, что режим многозадачности сам по себе не всегда продуктивен, необходимо видеть различия между ситуациями, и понимать, когда действительно нужно выполнять несколько дел одновременно, и когда этого можно избежать. Надо стараться решать задачи по мере их поступления. За это ваш мозг скажет вам спасибо.

Многозадачность – это постоянный спутник всех HR-специалистов . Даже если функционал менеджера по персоналу предполагает только подбор персонала, многозадачность, в любом случае, будет присутствовать. Если человек не способен работать в режиме многозадачности , он будет пытаться действовать поочередно, расставляя приоритеты и пытаясь успеть выполнить весь необходимый функционал в течение определенного времени. Но дело в том, что в работе HR-специалиста присутствует постоянный человеческий фактор и работать по заранее распланированному сценарию, скорее всего, не удастся. Для того, чтобы уместить запланированное в рамки рабочего дня, важно уметь работать в режиме многозадачности . Рассмотрим основные правила, которые помогут вам успешно справляться с этой проблемой.

Планируем свой рабочий день

Приведу пример расстановки приоритетов для HR-специалиста , который работает на производственной площадке в единственном лице.

1. Закрытие вакансий «заведующий складом» и «начальник смены».
2. Массовый подбор персонала (рабочие на производство).
3. Кадровое делопроизводство (прием, увольнение, перевод работников).
4. Разработка локальных нормативных актов, регламентов и должностных инструкций.
5. Составление отчетности для руководства.
6. Разработка программы оценки для линейного персонала.
7. Разработка обучающих материалов для линейного персонала.
8. Разработка системы мотивации для сотрудников производства.
9. Уведомление УФМС о приеме иностранных работников.
10. Проведение адаптационных мероприятий для новичков.

Для того чтобы правильно расставить приоритеты, необходимо установить цели, на достижение которых направлены задачи сотрудника. Чем сильнее цели влияют на результат бизнеса, тем приоритетнее становится та или иная задача. Кроме постановки целей, важно оценить риски, которые грозят организации в случае невыполнения той или иной задачи. Именно эти два фактора являются определяющими при расстановке приоритетов.

Определение приоритетности задач в зависимости от целей и рисков

Как мы можем увидеть, сверхсрочные задачи в таблице отсутствуют, срочные и текущие задачи распределены поровну. Планируя свой день, важно уделять максимальное количество времени решению срочных задач, при этом оставляя небольшой запас времени для решения задач текущих.

Любую задачу необходимо разделить на процессы. Даже если задача глобальная и требует значительных временных затрат, так гораздо легче будет ее реализовать.

Учимся переключаться

Умение переключаться необходимо для сохранения концентрации внимания, то есть сосредоточенности на задаче и интереса к выполняемой работе. Именно однообразные действия снижают устойчивость внимания. В процессе переключения с одной задачи на другую необходимо учитывать следующие моменты:

• Контраст динамики процессов.
• Временной фактор.

Процесс, на который вы переключаетесь, должен отличаться по динамике от основного процесса: это ключевое правило конструктивной работы. Например, как директор по персоналу вы заняты разработкой регламента, на который отвели себе определенное время, допустим, два часа. На середине процесса вы можете переключиться на другую, более живую задачу, например, провести телефонные интервью с кандидатами. Также желательно переключаться на более легкую и интересную для вас деятельность: это психологически легче, и переключение, помимо конструктивного влияния на ваше внимание, будет воспринято как отдых и разгрузка для мозга.

Относительно временного фактора следует отметить, что переключение должно быть ограничено во времени, то есть основная деятельность, с которой вы переключились на второстепенную, должна таковой оставаться. Допустим, ваша сегодняшняя основная задача – мониторинг рынка труда по уровню заработных плат. вы определили для себя время на выполнение данного функционала: три часа. Каждый час переключайтесь на другую, второстепенную задачу, выделяя на ее выполнение 15-20 минут. Таким образом, на выполнение основной и нескольких второстепенных задач у вас уйдет четыре часа, вместо трех, которые вы заложили на основную задачу. Но ваша продуктивность существенно возрастет и, помимо большого блока аналитической работы, вы сможете выполнить еще ряд функциональных обязанностей без потери качества работы.

Выполняем одновременно разные действия

Конечно, на самом деле, делать несколько дел одновременно нереально: в любом случае, вы делаете одно дело, мгновенно переключаясь на другое. Но для выполнения незначительных по трудозатратам задач все же возможно одновременно выполнять несколько действий. Например, разговаривая по телефону, можно разбирать и подписывать документы, или, общаясь с коллегой, - просматривать электронную почту.

Главное, чтобы процессы, которые вы выполняете параллельно, были больше механическими, чем тактическими, и не требовали от вас значительных умственных усилий. Ежедневно развивая в себе способность делать несколько дел параллельно, вы сможете значительно повысить свою продуктивность и оптимизировать временные затраты в течение рабочего дня.

Нейтрализуем пожирателей времени

Пожиратели времени, или хронофаги – это мощный негативный фактор, работающий на отвлечение специалиста и отнимающий его временные ресурсы. Рассмотрим типичных пожирателей времени и возможные способы борьбы с ними.

• Социальные сети, развлекательный контент. Интернет в рабочем процессе должен использоваться только для работы. Это правило, не требующее обсуждения. Если рассуждать более глобально, социальные сети-это, прежде всего, обмен информацией. Избыток информации ведет к стрессам и нервным перегрузкам. На работе вы и так получаете большое количество информации. И если прибавить к ней поток бесконечного сетевого мусора, который мы потребляем, о продуктивности можно просто забыть. Возьмите за правило не заходить в социальные сети на работе. Делайте это по пути домой, вечером, если без социальных сетей не обойтись.
• Личные звонки. Общение с друзьями и родными по телефону в течение рабочего дня лучше свести к минимуму. Во-первых, вы тратите на них драгоценное рабочее время. Во-вторых, личные разговоры – это мощный отвлекающий фактор, после которого вам сложно настроиться на работу: вы продолжаете обдумывать свои личные дела и проблемы, которые необходимо решить. В-третьих, скажу вам по секрету, подобные разговоры очень раздражают руководство. Умейте работать, находясь на работе: личные звонки и sms лучше оставить на обеденный перерыв, когда можно спокойно обсудить все, что касается вашей личной жизни.
• Люди-хронофаги. Есть такие люди, которые сами не работают и другим не дают. Придут, заглянут в глаза и начнут растекаться мыслью по древу, обсуждая часами пустяковые вещи. Не поощряйте их словоохотливость. Умейте говорить нет, тактично заканчивать разговор. Иначе такое общение может стать регулярным. Если вы видите, что коллега злоупотребляет вашим гостеприимством, заканчивайте этот диалог, а, точнее, монолог, любыми доступными способами. Начните писать электронное письмо. Произнесите фразу, завершающую беседу: «Я вас услышал», «Я вас понял», «Спасибо, все ясно». Сошлитесь на неотложные дела.

Даем себе своевременный отдых

К сожалению, сегодня регулярные перерывы на отдых стали большой редкостью. Мы едим, пьем, слушаем музыку, не отрываясь от монитора компьютера. Отдых без отрыва от работы-это не отдых, а удовлетворение физиологических потребностей. Как-то в одном научном журнале я прочитала, что, если человек страдает бессонницей, волноваться не стоит: главное, лежать в постели, организм воспримет это как сон. Так и в работе: если мы сидим перед компьютером, даже вкусный обед не будет воспринят как отдых: наш бедный организм будет думать, что работа продолжается.

Работа без перерывов – это мощный стрессовый фактор. Нужно хотя бы каждые два часа выходить на улицу, пить чай, выключать экран монитора. Даже десять минут отдыха способны благотворно действовать на сотрудника, особенно если он работает в режиме цейтнота.

Отключаемся от дел после окончании рабочего дня

Так же, как вы выключаете компьютер по окончании рабочего дня, важно уметь отключать собственный мозг от рабочего процесса. Без отключения вы не отдыхаете, постоянно прокручивая в голове рабочие вопросы, которые необходимо решить.

Как забыть о рабочих вопросах до начала следующего трудового дня? Во-первых, не приучайте коллег и руководителей беспокоить вас в выходные и по вечерам. Во-вторых, оставляйте нерешенные дела на работе. Запишите все свои задачи и оставьте на рабочем столе. Таким образом, вам не придется держать в голове все то, что предстоит выполнить. И последнее: не берите работу домой. Если есть острая необходимость выполнить какие-то задачи, лучше придти в офис в выходной день, чем впускать работу в свое личное пространство. Умейте отделять работу от личной жизни, гармония – это важная составляющая любой личности, даже если эта личность неисправимый трудоголик и амбициозный карьерист.

Применительно к новым технологиям термин «многозадачность» (или «мультизадачность», от англ. multitasking) означает одновременное использование нескольких приложений и легкое переключение между ними.

Правда, некоторые разработчики мобильных приложений все-таки увлекались идеей разделенного экрана (англ. split screen). Многозадачный режим, выводящий на экран два приложения сразу (одно над другим), работает на многих гаджетах Samsung. А в Windows 8 для планшетов окна приложений размещаются бок о бок. Но, редко кто из владельцев устройств Samsung или планшетов на базе Windows 8 использует эту функцию: она уменьшает и без того маленький экран и людям приходится работать в крохотных окнах.

Samsung Galaxy Note в режиме многозадачности: приложения CNN (сверху) и Evernote (снизу) делят экран на два окна.

Windows 8 поддерживает отображение двух приложений рядом (Internet Explorer слева и Карты справа).

Несмотря на современный тренд к увеличению экранов мобильных телефонов, самыми удобными и эргономичными остаются гаджеты небольших размеров. Но, чем меньше экран, тем меньше места на нем для отображения контента. Поэтому пользователи смартфонов чаще взаимодействуют с интерфейсом (например, чаще пользуются скроллингом) чтобы просмотреть тот же объем контента, что и на мониторе компьютера.

Им приходится вспоминать больше информации, чтобы понять прочитанное, потому что они не могут так же легко обратиться к просмотренному ранее тексту. Люди в два раза хуже воспринимают прочитанное с экрана мобильного, чем с монитора настольного компьютера. Чем меньше полезное пространство экрана, тем хуже восприятие.

Если нельзя отображать приложения бок о бок, остается упрощать переключение между ними. iOS использует двойное нажатие кнопки «домой» для доступа к галерее или «карусели» (англ. carousel) запущенных приложений. При условии, что открыто не слишком много программ, пользователи могут достаточно легко переключаться между ними.

Двойное нажатие кнопки «домой» на iOS открывает «карусель» запущенных приложений.

Вплоть до Lollipop (последней версии OS Android) у устройств на базе Android тоже была кнопка «Недавние приложения». Разработка Android была даже удачнее, чем у iOS, потому что на экране отображалось до четырех разных элементов одновременно: переключиться на нужное приложение было проще.

В предыдущих версиях OS Android список «недавних приложений» открывался нажатием одноименной кнопки.

В Android 5.0 Lollipop этот список заменили «колодой» карточек, выглядывающих одна из-за другой и отображающихся с помощью техники визуализации «рыбий глаз» (aнгл. fisheye-visualization technique): недавно открытые элементы изображены более детально, чем запущенные давно, — благодаря чему экран вмещает больше приложений одновременно.

В обновленном списке запущенных приложений в Lollipop появилось еще одно новшество: теперь можно открывать несколько вкладок внутри одного приложения, как в браузере. Например, если вы переписываетесь с двумя друзьями одновременно, вы получите быстрый доступ к каждой переписке в отдельности — обе вкладки будут отображаться в виде миниатюр в списке недавних приложений.

В дизайне Android 5.0 Lollipop применяется fisheye-визуализация, позволяющая отображать больше элементов в списке «Недавних приложений» и видеть несколько разных вкладок из одного приложения.

Такой подход к многозадачности не устраняет проблему совмещения нескольких источников информации на одном экране, но зато решает вопрос сохранения работы: если вы выполняете две разных задачи в приложении, вам не придется копаться в интерфейсе и восстанавливать контекст для перехода от одной задачи к другой. Теперь каждая отдельная задача сохраняется в «замороженном» виде, а доступ к другим задачам открывается парой касаний.

Обновленный дизайн списка запущенных приложений у Android — это, безусловно, плюс, потому что он устраняет лишние шаги и существенно снижает (по крайней мере частично) затраты на взаимодействие (англ. interaction cost). Но вам все равно придется искать нужную вкладку в довольно большой «стопке карточек». Тем более, что количество карточек в «колоде» может значительно увеличиться, если каждому приложению будет позволено создавать множество вкладок. (Эта «карточная колода» — по сути тоже «карусель», а карусели требуют последовательного доступа вместо прямого). И, помните, что карточный вид на самом деле не помогает пользователям собрать информацию, рассеянную по нескольким источникам: людям все равно придется запоминать необходимое.

Действительно ли нужен режим многозадачности на смартфонах?

Продвинутая мультизадачность на телефонах — это проблема курицы и яйца: пользователи о ней не просят, потому что на маленьких экранах они не выполняют сложных задач, требующих нескольких источников информации. Но можно возразить, что они не исполняют таких задач, потому что современные смартфоны плохо поддерживают многозадачность.

Чтобы улучшить поддержку мультизадачности на телефонах, от разработчиков требуется следующее:

• Дизайнеры мобильных платформ (Apple, Google, Microsoft, Samsung и т.д.) должны изобрести новые способы быстрого перехода между приложениями и обратить пристальное внимание на переключение между двумя последними программами (случай с календарем и электронной почтой как пример).
• Разработчики приложений и веб-сайтов (большинство из вас) должны помнить, что людям часто требуется работать с двумя (и более) объектами одновременно, а за последние 15 лет основной функцией интернета стала помощь пользователю в сравнении и выборе из альтернатив. Нужно обеспечить удобство сопоставления объектов и переключения между последними просмотренными элементами.

Если улучшить эти аспекты, люди наверняка станут чаще использовать режим многозадачности на мобильных устройствах. Ясно одно: мультизадачность необходима в ключевых пользовательских сценариях (англ. the highest-value use cases), поэтому продвинутая поддержка многозадачности приведет к более полноценному использованию ваших продуктов, приложений и лендингов.

Многозадачность считается показателем продуктивности, компетентности и гибкости работника. Тех, кто способен быстро переключаться с одного дела на другое, от отчета к совещанию и обратно, считают достоянием компании.

Умение работать в условиях многозадачности - одно из требований к кандидату у многих и многих работодателей, что легко подтверждают описания вакансий на headhunter. К сожалению, в реальности многозадачность - не столь полезный навык.

Каждый день мы обнаруживаем, что пытаемся делать одновременно несколько дел. При этом режим многозадачности работает совсем иначе: мы становимся менее продуктивными, но испытываем более сильный стресс.

Подберем и запишем
к врачу бесплатно

Скачать бесплатное приложение

Загрузить на Google Play

Доступно в App Store

Как многозадачность мешает работоспособности

Предположим, вам нужно справиться с тремя простыми задачами: нарисовать 20 кружочков на бумаге, соединить 20 скрепок в цепочку и сложить 20 монет в стопочку.

Устройте соревнование с вашим коллегой или другом. Один из вас будет последовательно справляться с каждой задачкой: сначала кружочки, потом скрепки и в конце монетки. Второй должен переключаться между этими задачками: нарисовал 3-4 кружочка, соединил 3-4 скрепки, сложил 3-4 монеты - и возвращаешься к кружочкам.

Результат можно предсказать заранее. С работой быстрее справится человек, который не переключается между задачами, а завершает каждую перед тем, как перейти к другой.

Соединять скрепки и рисовать кружочки - не самая частая рабочая нагрузка (если только вы не воспитатель в детском саду). Давайте рассмотрим ситуацию, с которой мы могли бы столкнуться в обыденной жизни.

Предположим, мы делаем презентацию, параллельно поглядывая в свой аккаунт в вконтакте или разговаривая по телефону. Скорее всего, через полчаса мы заметим, что время куда-то утекло, а из всей презентации готова всего пара слайдов.

Чем больше у нас девайсов и аккаунтов в соцсетях, включая профессиональные, тем сложнее нам сосредоточиться на работе с одним из них. Все и приложения устроены так, чтобы по умолчанию требовать вашего внимания и действий. « Ответь на звонок» , « кликни на ссылку» , « открой приложение» , « включи меня» . И сделай все это одновременно.

А что случится со временем, если мы не станем отвлекаться на мессенджеры и соцсети, а будем молча делать презентацию, одновременно слушая музыку? У ученых для нас снова плохие новости.

Если мы сталкиваемся с несколькими независимыми стимулами разной модальности (например, с презентацией, которая предполагает наши действия и занимает зрительный канал, и с музыкой, которая занимает аудиальный канал), наша производительность падает.

Пытаясь делать презентацию под музыку, мы медленнее воспринимаем информацию, которую должны отобразить на слайде, ошибаемся с оформлением и чаще путаем цифры. Причем чем старше становится человек, тем хуже он справляется с двумя делами одновременно. С возрастом снижается скорость реакции, и увеличивается вероятность ошибки.

Почему так? Нашему все равно, делать несколько дел или воспринимать информацию из нескольких источников. И в том, и в другом случае мозгу требуется время на обработку сигнала.

Исследователи Офир, Насс и Вагнер показали, что многозадачные люди, регулярно работающие с несколькими медиа-источниками, и люди, не злоупотребляющие многозадачностью, по-разному обрабатывают информацию.

Первым сложнее отсечь незначимые стимулы и не реагировать на них. Они с меньшей вероятностью проигнорируют не значимую информацию. «Многозадачных» людей проще проще заставить заниматься сторонними задачами, не важными для достижения для основной цели, чем «однозадачных».

Как работает мозг в режиме многозадачности

Механизмы кратковременной памяти просты и не « заточены» под многозадачность. Стараясь выстроить задачи в определенном порядке (я звоню, пока прозваниваю, дописываю письмо, после чего разговариваю), мы отключаемся от окружения. Нам приходится дробить фокус внимания на несколько частей. Но в том-то и проблема, что фокус внимания не дробится.

Неважно, какие метафоры используют сторонники многозадачности. Мозг человека работает не так, как компьютер.

Компьютер специально создан для многозадачности. Например, операционная система Windows может одновременно выполнять несколько процессов и программ, не теряя при этом ни в качестве работы, ни в производительности.

Microsoft Exel не начнет делать ошибки из-за того, что открыт браузер, а в нем - клип с youtube. Но человеческий мозг начинает переключаться между этими двумя задачами, теряя время как на переключение, так и на погружение в новый вопрос.

Наш мозг способен сконцентрироваться только на одном деле в один момент времени. Если речь идет о коротких задачах, рутине, хорошо знакомых действиях - многозадачность работает, ведь нам не приходится дробить внимание.

Если опыта достаточно, можно чистить картошку одновременно с просмотром хорошо знакомого сериала. Проблемы начинаются, когда как минимум одна из задач оказывается важной. Например, если вы общаетесь с клиентом или анализируете данные, параллельно общаясь с коллегами в корпоративном мессенджере.

Плюсы и минусы многозадачности

Многозадачность - очень стрессогенный способ прожить свою жизнь и построить карьеру. Люди, которые практикуют многозадачность, действительно быстрее переключаются от одного дела к другому, но при этом успевают меньше.

У этого утверждения есть доказательства. Статья в « Журнале об экспериментальной психологии» сообщает, что студенты решали математическую задачу на 40% медленнее, если в процессе их просили переключаться на другие задачи.

Американские исследователи обнаружили, что люди, которые постоянно переключались с одной задачи на другую, делали в 1,5 раза больше ошибок, чем участники экспериментов, способные долго фокусироваться на одной задаче.

Последствия многозадачности

1. Когнитивная перегрузка

При работе в условиях многозадачности нам приходится прикладывать больше умственных усилий, чтобы обработать всю входящую информацию. Когда входящей информации много, на обработку уходит больше времени.

2. Неправильная оценка эффективности работы

Люди, которые считают себя многозадачными, часто сознательно создают себе такие условия для работы. Но объективно оценить свою эффективность они не в силах.

Подростки и дети хуже справляются с когнитивной перегрузкой, поэтому им следует избегать многозадачности. Даже если мы считаем, что по своей природе они к этому лучше приспособлены.

3. Уменьшение эффективности работы

Большая часть задач, поступающих к нам за короткий промежуток времени - отвлекающий фактор. По сути, многозадачность - это тренированная отвлекаемость, а не помощь.

Как показали психологи Финли, Бенджамин и МакКарли в своем исследовании, люди не способны адекватно оценить, насколько продуктивность упадет при работе в режиме многозадачности.

4. Проблемы с концентрацией и вниманием

Стремясь соответствовать требованиям вакансий, люди стараются развить в себе многозадачность, даже если от природы были к ней не склонны. К сожалению, многозадачность развивается в ущерб другим рабочим качествам.

Кол Ньюпорт, автор книги о том, как сфокусироваться на работе в отвлекающей среде, рассказывает, что многозадачность снижает нашу способность концентрироваться. При этом умение концентрироваться - один из важнейших навыков для выполнения сложной работы.

5. Потеря радости от работы

Нейробиологи Лох и Канаи обнаружили, что люди, практикующие многозадачность в работе с медиа, имеют меньшую плотность серого вещества в передней поясной коре головного мозга.

Передняя поясная кора задействована в механизмах мотивации и вознаграждения, и проявляет активность, когда нам нужно приложить мысленное усилие или сосредоточиться. Чем меньше плотность серого вещества в передней поясной коре - тем меньше радости от работы, требующей концентрации и мыслительных усилий.

6. Риск для жизни

Если вы удаленно участвуете в совещании и ведете машину, вы не сможете сосредоточиться на дороге. Это повышает вероятность аварии.
Несколько исследований показали, что, если водитель пользуется телефоном в пути, риск автомобильных аварий увеличивается в несколько раз.

Почему мы продолжаем делать несколько дел одновременно

Людям, практикующим многозадачность, требуется почти в полтора раза больше времени на завершение задачи. Почему тогда « многозадачники» продолжают ее практиковать?

1. Многозадачность выглядит эффектно

Если понаблюдать за человеком, практикующим многозадачность, покажется, что у него под контролем все вопросы одновременно. К тому же, многозадачность помогает создавать имидж занятого и востребованного человека.

2. Общество убеждено, что многозадачность - норма

Месседжи от телевидения, радио, журналов, друзей, книг, статей звучат так: « Вы с этим справитесь» . На самом деле, более 90% людей физиологически не приспособлены длительное время концентрироваться более, чем на одной задаче.

3. Делать одно дело несколько часов скучно

Режим многозадачности - способ устроить себе встряску, в которой уж точно не до скуки.

4. Иррациональное убеждение, что многозадачность помогает сделать больше дел

Когда человек хватается сразу за несколько дел, кажется, что он больше успевает. Легко попасть в ментальную ловушку: « Я должен сделать очень много. Мне стоит удвоить или утроить усилия» . Но эта убежденность не помогает, а выматывает.

Как отказаться от многозадачности

Если вы осознали проблему и хотите ее решить, предлагаем применить пять шагов, которые помогут избавиться от многозадачности без потери эффективности.
Осознайте, что работа в режиме многозадачности - это выбор, который мы можем изменить.

1. Расставьте приоритеты

В режиме многозадачности первостепенные вопросы могут отходить на второй план, так как сотрудники постоянно заняты - они реагируют на любой входящий сигнал, постоянно отвлекаясь от более важного и ценного дела.

Определите, какие задачи нельзя отложить или делегировать, и не тратьте силы и время на многозадачность. Поставьте уведомление « не беспокоить» на ваши мессенджеры и приступайте к делу, не отвлекаясь на уведомления и вопросы.

2. Планируйте ваш день и неделю

Планирование помогает:

• Замотивировать себя на достижение целей;
• Снизить уровень стресса (за счет предсказуемости);
• Избавиться от необходимости хранить все задачи в кратковременной памяти.

Заложите 5-10 минут в начале и в конце дня, чтобы составить план на следующий день и определить, что вы должны сделать.

Используйте помощники для планирования. Расписать задачи на день или неделю помогают доски Trello или приложение Todoist.

3. Анализируйте свои действия

Регулярно задавайте себе вопросы:

• Полезно ли то, что я делаю, для моей карьеры и компании?
• Правильно ли я распределяю нагрузку в течение дня?
• Какие изменения или инструменты помогут мне стать более продуктивным, и при этом меня разгрузят?

4. Учитесь концентрировать внимание

Практикуйте медитацию и работу с приложениями. Умение сосредотачиваться - навык, который удерживает нас от перехода в режим многозадачности и спасает от стресса.

Как быть, если я не могу отказаться от многозадачности

Как справиться с большим количеством задач, не испытывая стресс от того, что вы не можете завершить ни одну из них? Правильный ответ - чем меньше задач вы делаете одновременно, тем лучше.

Но как быть, если нас постоянно отвлекают? Вы пытаетесь написать письмо клиенту, но вам звонят. И вы уже не можете полностью сосредоточиться, потому что телефон звонит очень назойливо, и вы должны ответить. Справиться с подобной ситуацией помогает способ, который называют « Ментальное завершение» .

Как работает техника « Ментальное завершение»

Вы работаете - пишете статью или рабочее письмо. Звонит телефон, и вам нужно ответить. Мысленно скажите себе: « Я понимаю, что сейчас моя работа находится на такой-то стадии и завершена на столько-то» . Сохраните файл или письмо и возьмите телефон.

Пока будете разговаривать с собеседником, не возвращайтесь к предыдущей работе. Полностью сконцентрируйтесь на разговоре. Старайтесь успешно провести этот разговор: делайте заметки, задавайте собеседнику уточняющие вопросы.

Как только завершите разговор, положите трубку и осознайте, что звонок закончился. С этой задачей вы справились. Как можно скорее возвращайтесь к предыдущей задаче, не переключаясь на что-то совсем иное.

Важно дать себе время на ментальное завершение всех задач и даже мыслей. Это повысит вашу энергию, уровень концентрации и упорядоченность.

И все-таки, настоящие профессионалы приучаются не браться за несколько задач одновременно. Последуйте их советам: замедлитесь, погрузитесь в работу, начните и завершите ее. В долговременной перспективе вы оцените, насколько полезен этот навык. Вы сможете выполнять свои задачи быстрее и качественнее.

Будьте здоровыми и эффективными!

FinExecutive Russia сайт 2019-04-05

Работа в режиме многозадачности: реальность или миф?

Некоторые работодатели полагают, что идеальный сотрудник эффективно выполняет свои обязанности на работе даже в режиме многозадачности. Поэтому при составлении резюме соискатели все чаще указывают это качество в числе своих преимуществ. Однако помните, что напряженный график и ускоренный ритм жизни способны не только снизить личную продуктивность и негативно отразиться на карьере, но и причинить серьезный вред вашему здоровью.